Huvud Grupper Och Klubbar 20 Budgetplaneringstips för ett framgångsrikt evenemang

20 Budgetplaneringstips för ett framgångsrikt evenemang

foto tittar över ett skrivbord med sidor med grafer, klisterlappar, människor som arbetar tillsammans

Du vill att folk ska komma ihåg upplevelsen av ditt evenemang, och din budget är nyckeln till att få dessa speciella stunder att hända. När du skapar en driftsbudget för ett evenemang är det viktigt att börja med en plan. Även om det är omöjligt att ha en perfekt till-öre-budget, här är användbara insikter för att skapa en fungerande och realistisk ram för din nästa virtuella eller personliga händelse.



Genomför forskning för din budget

  1. Föreställ dig ditt evenemang - Första tipset, gör lite planering som inte inkluderar pengar alls. Gör en tidslinje inklusive vad som kommer att hända och vilken personal du behöver för varje del av evenemanget. Dela detta med intressenter och se till att alla är på samma sida. Då kan du verkligen börja titta på de verkliga kostnaderna och prioriteringarna för alla som planerar evenemanget.
  2. Kontanträkningar - Hur mycket, realistiskt, kan du spendera på detta evenemang utan att orsaka ekonomisk stress? Därefter klargör du dina högsta prioriteringar för det här evenemanget. Dessa kommer att vara dina 'vägledande saker' när du börjar begränsa vad som är nödvändigt inom din budget och vad som inte är.
  3. Platsfrågor - Tänk också en stor bild av din plats. Kan du använda ett ledigt eller donerat utrymme? Var noga med att ringa några preliminära samtal för att kontrollera tillgänglighet och fråga om det finns några extra avgifter för att använda utrymmet, såsom vaktmästartjänster och parkeringshänsyn.
  4. Gör lite hjärnval - Nätverk med personer som har gjort liknande evenemang, som andra ideella insamlingsevenemang. Fråga om deras budget och vilka 'överraskningar' som du kanske inte överväger.
  5. Sleuth Historical Data - En annan forskningskomponent tittar på historiska evenemangsbudgetar för din organisation. Om detta är en första gången, leta efter exempel på budgetar online med aktuella prissättningar (som kommer att skilja sig från område till område) för liknande evenemang.
  6. Prissättningstrender - Undersök de vanliga prissättningstrenderna i ditt område för dina stora biljettartiklar som uthyrning av lokaler, cateringkostnader och tekniska behov. Kontakta flera företag för bud och se till att titta på online-recensioner och Better Business Bureau-betyg.
  7. Hög och låg lista - Skapa en lista för din budget som tar hänsyn till var du kan komma undan med att spendera mindre och var du inte vill spara. Diskutera detta med andra intressenter i evenemanget. Skulle till exempel alla vara för att låna bord om de kan täckas av högkvalitativa bordslinne?
  8. Sponsorer, donationer och gratis grejer, Oh My - Donationer och evenemangssponsorer kan hjälpa till att göra vissa rader i din budget verklighet. Cirkla tillbaka till dem som har hjälpt tidigare och brainstorma nya företag som kan vara glada att hjälpa. Använd volontärer så mycket som möjligt och var noga med att förbättra ditt kommunikations- och organisationsspel med en registrering.
  9. Eliminera överraskningar - När du har skapat tidslinjen för ditt evenemangsprogram och sammanfattat din forskning kommer du att ha en grov projektion av de totala kostnaderna. Nu kan du börja fylla i detaljerna, med tanke på vad du har i banken och din vägledning, för att minimera överraskningar senare.

Registrera deltagare för en ledarkonferens med en online-registrering. Visa ett exempel

Skapa din budget

  1. Lokalkostnad - Spåra alla beräknade avgifter som kan vara förknippade med att hyra utrymmet, t.ex. städning, eventuella bemannings- och servicebehov, och om det kommer att finnas en extra möbeluthyrningskostnad.
  2. Platsspecifik skyltning och inredning - Anpassning är en stigande trend inom evenemangsplanering, så var noga med att överväga kostnaderna för att anpassa utrymmet med dekorbehov och skyltar som förbättrar evenemangsupplevelsen för gästerna.
  3. Event Technology - Det här stora behovet kan omfatta fotografering, ljud, ett registreringsverktyg och video. Om du behöver en erfaren ljudtekniker för ditt evenemang, undersök timpriserna och se till att denna kostnad ingår i budgeten. Om ditt evenemang innehåller videopresentationer, se till att inkludera eventuella produktionskostnader.
  4. Underhållning - Om du kommer att erbjuda honorärer för talare eller hyra underhållning, se till att ta med raderna i din driftsbudget. Det är lika viktigt att få ett tydligt skriftligt kontrakt, så förväntningar och betalning är tydligt stavade.
  5. Cateringkostnader - Det här är din forskning som hjälper dig när du navigerar i cateringkontrakt. Om du kommer att ha servrar, inkludera denna detalj i din budget och inkludera alla dricks du vill ge. Se till att du noggrant konsulterar din höga och låga lista eftersom catering kan vara en utmärkt källa till överskott eller ett bra ställe att spara.
konferenser konferenser seminarier forum registreringar scheman yrkesverksamma evenemang företag anmälningsblankett tävlingar som kör 5k 10k insamling insamlingsmaraton anmälningsblankett
  1. Transport - Det är viktigt att tänka igenom transportbehov, eftersom det kan vara en budgetöverraskning om du inte har beaktat dina tidslinjeuppgifter eller vad du behöver för att transportera människor. Detta kan inkludera saker som golfbilar för transport eller släpvagnar och lastbilar för transport av iscensättning eller större föremål.
  2. Säkerhet, om det behövs - Beroende på ditt evenemangs natur, kontakta dina intressenter för att se om det finns säkerhet för en del eller hela ditt evenemang är i organisationens bästa.
  3. Tack gåvor - Att komma ihåg dina sponsorer och volontärer med ett tack efter ditt evenemang har stor inverkan och reflekterar positivt i din organisation. Men priset på till och med en frimärke kan ibland vara en inte så rolig överraskning! Var noga med att lägga till alla budgetar du har för att tacka dina hjälpare i din budget.
  4. Inkludera marginal - Ge dig själv lite vickrum i din budget; Vissa säger att de ska inkludera så mycket som 20% av din evenemangsbudget för budgetöverskott. Om du vill köra ditt evenemang utan att svettas över varje liten sak, kommer den här sista raden i din budget att spara din sanity varje gång.

Koordinera festivalvolontärer med en online-registrering. Visa ett exempel

Uppgifter efter händelsen

  1. Var en sparare - Se till att behålla alla kvitton, platsavtal och personalavtal när du går vidare. Överväg att använda en gratis scanner-app för att ta bilder av allt ditt pappersarbete för att hålla det praktiskt och organiserat.
  2. Sammanfatta besparingar och överraskningar - Var noga med att uppdatera den beräknade kontra faktiska utgifterna efter ditt evenemang. Om det fanns positiva besparingsområden kommer det inte att skada att betona för din organisation det värde du gav till processen. Och slutligen, se till att notera om det fanns några överraskningsrader som kan behöva läggas till för framtida händelser.

Din budget är limet som sammanfogar alla rörliga delar av ditt evenemang, så det är viktigt att ge den tid och uppmärksamhet som den förtjänar. Att ha en grundlig och noggrant utformad budget i handen blir som att ha en vinnande spelbok för din organisations nästa evenemang. Heja laget!



Julie David är en frilansande författare, lärare och tillbedjan pastors fru från Mellanvästern som gillar varma kramar.

triviaquiz för barn

DesktopLinuxAtHome gör det enkelt att organisera grupper och klubbar.


Intressanta Artiklar